Unified Communications and Collaboration: Quantensprung in der Produktivität

Wie sich mit Hilfe von Video-Conferencing Prozesse straffer organisieren lassen, zeigt das Beispiel der Tommy Hilfiger Group. Das Modeunternehmen hat sich vom Netzwerk- und IT-Dienstleister BT eine Videokonferenz-Lösung einrichten lassen, die „Virtual Fitting Rooms“, also virtuelle Anproberäume ermöglicht. Diese verbinden Standorte in Amsterdam, New York, Hongkong und Tokio und ermöglichen eine direkte, persönliche Kommunikation zwischen den Designern und den Produktionsstätten von Tommy Hilfiger.

Die Design-Teams in Amsterdam und New York arbeiten so schneller und effektiver mit dem Produktionsteam in Hongkong zusammen, ohne sich ständig vor Ort treffen zu müssen, um Entwürfe zu prüfen. „Durch die spontanen virtuellen Meetings können wir viel Zeit und Geld einsparen. Und weil die Mitarbeiter sich so unterhalten und zusammenarbeiten können, als befänden sie sich im gleichen Raum, reagieren wir schneller und erhalten einen Vorsprung vor dem Wettbewerb“, erklärt Fred Gehring, CEO der Tommy Hilfiger Group.

BT selbst nutzt auch Video-Conferencing für Meetings und Besprechungen im eigenen Unternehmen. Dadurch hat BT Germany innerhalb von drei Jahren die Zahl der Flugreisen um 70 Prozent gesenkt. Ein anderes Beispiel ist der BT-Kunde Media-Saturn: Das Unternehmen verwendet HD-Video-Conferencing in 17 Ländern. Allein durch die wegfallenden Reisekosten hat sich die Investition in weniger als 18 Monaten amortisiert, ganz zu Schweigen vom Produktivtätszuwachs.

Kundenwünsche und Fertigungstiefe als Treiber
Das Kommunikationsvolumen in den Unternehmen ist in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Kunden werden immer anspruchsvoller und erwarten eine schnellere Reaktion. Gleichzeitig nimmt in vielen Unternehmen die Fertigungstiefe ab, das bedeutet, dass immer mehr Herstellungsstufen bei Produkten entstehen und immer mehr Geschäftspartnern und Lieferanten an Prozessen, die meist geografisch verteilt sind, beteiligt sind.

Die höheren Anforderungen müssen angesichts permanent knapper Budgets und dem Mangel an Fachkräften mit einem weitgehend stagnierenden Mitarbeiterstamm bewältigt werden. „Da helfen nur optimierte Prozesse und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter“, erklärt Carl Mühlner, Vorsitzender der Geschäftsführung der Damovo Deutschland GmbH & Co. KG in Düsseldorf, einem Anbieter von Lösungen für die sogenannte Unified Communications und Collaboration (UCC), die es Unternehmen jeder Größenordnung ermöglichen, unterschiedliche Kommunikationsformen über alle Medien- und Standortgrenzen hinweg zu vereinheitlichen. UCC sorgt für einen einheitlichen und sicheren Zugriff auf wichtige Daten und Applikationen, unabhängig von Ort und Zeit.

In einer einheitlichen Inbox, sei es auf einem Desktopsystem, einem Notebook oder einem Smartphone, laufen alle E-Mails, Anrufe und oft auch noch Telefaxe ein. „Mitarbeiter sind über eine Präsenzfunktion besser erreichbar und das vereinfacht und beschleunigt die gesamte interne und externe Kommunikation mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Produktivitätsgewinne lassen sich dabei sehr einfach durch einen Vergleich vorher/nachher messen“, erklärt Damovo-Chef Mühlner. Die dazu benötigte Technik ist aber nur der erste Schritt. „Wer seine Unternehmenskultur nicht anpasst, wird dennoch scheitern. Denn oft vergessen die Unternehmen bei der UCC-Einführung, dass die Lösungen auch vom Anwender genutzt und akzeptiert werden müssen“, betont Damovo-Chef Mühlner.

Leichter Einstieg
m erste Erfahrungen mit Online-Zusammenarbeit und Videotelefonie zu sammeln und so die Akzeptanz bei den Mitarbeiter zu fördern, eignen sich neben der Business-Version von Skype zum Beispiel die UCC-Plattform acrobat.com von Adobe oder die Softwarelösung TeamViewer der Göppinger TeamViewer GmbH, die auch gerne zur Fernsteuerung von PCs eingesetzt wird.

Präsentationen von Folien oder Konzepten, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten über alle Standorte oder Unternehmensgrenzen hinweg einschließlich Videotelefonie mittels Webcam sind damit möglich. Selbst mit Smartphones, beispielsweise von Samsung oder HTC, lassen sich Präsenzinformationen anzeigen oder Videotelefonate führen. Wer mehr Performance will, kann beispielsweise die Cisco-Online-Konferenz-Platform WebEx per Cloud Computing nutzen oder mit Videokonferenz-Lösungen von Vidyo in HD-Qualität mit seinen Projektteams und Geschäftspartnern kommunizieren.

Microsoft Office und Skype
Was Skype betrifft, ist mittelfristig mit einer Integration ins weit verbreitete Microsoft Office zu rechnen: Die EU-Kommission hat die geplante Übernahme durch die Microsoft Corporation freigegeben. Microsoft zahlt 8,5 Milliarden US-Dollar für den Anbieter von Internet-Telefonie und –Videokommunikation.

Damit hat Microsoft bei Produkten für Unternehmenskommunikation die Weiche dafür gestellt, neben Microsoft Lync, das vor allem von großen Unternehmen als UCC-Lösung genutzt wird, auch Lösungen für den Mittelstand bereitzuhalten. „Durch Zusammenführung der besten Produkte von Microsoft und Skype ermöglichen wir Konsumenten und Unternehmen rund um den Globus, sich in neuer Form zu vernetzen”, verspricht Tony Bates, CEO von Skype, jetzt zum President Skype Division bei Microsoft ernannt.

(Quelle/Autor: Johannes Fritsche; www.tradepress.de)
(Foto: Gerd Altmann / pixelio.de)

Dieser Beitrag ist auch in verschiedenen IHK-Magazinen erschienen.