Digitalisierung in der Praxis | Lohnbuchhaltungssoftware von eurodata

Von der Lohntüte zur digitalen Personalakte

Die Digitalisierung drängt zunehmend in unser Berufs- und Freizeitleben und verändert so die Gesellschaft nachhaltig. Dabei überwiegen die Vorteile von modernen Computersystemen häufig einer analogen Verfahrensweise, sodass etwaige Nachteile bewusst in Kauf genommen werden.

Dies trifft auch auf die Entwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Unternehmen und Betrieben zu. Während ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung noch vor einigen Jahrzehnten damit beschäftigt war, Barmittel an Mitarbeiter auszugeben bzw. die sogenannte Lohntüte vorzubereiten, so muss ein Personalverwalter heute hochkomplexe und voll automatisierte Computersysteme bedienen können, um das Gehalt an Beschäftigte auszuzahlen und es zu verwalten. Der nachfolgende Beitrag befasst sich mit der digitalen Entwicklung in der Personalverwaltung und insbesondere der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei wird der Funktions- und Leistungsumfang von gängiger Lohnabrechnungssoftware beschrieben.

Die Entwicklung der Anforderungen

Die Online-Lohnbuchhaltung wird heute nicht nur wegen der Vorteile aus der Technisierung zunehmend nachgefragt, sondern auch wegen den steigenden Anforderungen des Gesetzgebers, die insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine anspruchsvolle Herausforderung darstellen. Während in den 50er Jahren noch häufig gleichartige Arbeitsverträge auf Grundlage des Bürgerlichen Gesetzbuches abgeschlossen werden konnten, so ist heute fast jeder Arbeitsvertrag individuell geregelt und somit auch individuell zu entlohnen. Die Vorschriften zu Wochenend- und Mehrarbeiten, zu Urlaubs- und Krankheitsfehlzeiten sowie Vorschriften zu Spesen und Aufwandsentschädigungen verkomplizieren die Lohnabrechnungen deutlich. Allein die Nennung der zahlreichen gesetzlichen Grundlagen erfordert eine tief gehende Kenntnis des Personalrechts.

Zusätzlich werden Unternehmer verpflichtet, Vorschriften des Steuerrechts und Sozialrechts zu berücksichtigen und die individuellen Lebensumstände des Mitarbeiters zu kennen (zum Beispiel den Familienstand und die Anzahl der Kinder). Tarifverträge, Gewerkschaften und die Politik verändern das Personalrecht fortlaufend und erschweren somit dessen einfache Handhabung. Die Anforderungen an eine rechtmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung sind demzufolge gestiegen.

Der technische Wandel in der Personalabrechnung

In den neunziger Jahren wurden Programme zur Abwicklung der Personalabrechnung verstärkt nachgefragt, weil sie es erlaubten, Massendaten mit wenig Personal zu verwalten. Dies ermöglichte einem Gründer eine effizientere und somit kostengünstigere Personalverwaltung. Heute haben sich die technischen Möglichkeiten weiter entwickelt. Neben dem genannten Grund sprechen viele Vorteile für die Nutzung einer modernen Lohnabrechnungssoftware. So können webbasierte Lösungen nahezu von jedem Ort der Welt aus angesteuert werden. Gleichzeitig bieten die Systeme mit ihren elektronisch geführten Personalakten eine höhere (Daten-) Sicherheit, die auf dem herkömmlich Weg nicht gewährleistet werden kann. Selbst wenn die eigene Firma durch ein Feuer abbrennen würde, wäre sichergestellt, dass die wichtigen Personalakten durch Cloud-Dienste, also durch die externe Speicherung der Daten in Rechenzentren, erhalten blieben. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnung Programm verfügt zudem über die Möglichkeit, Berichte und Statistiken auszuwerten und ermöglicht dem Management eines Unternehmens so eine effektivere Steuerung des eigenen Personals.

Der Funktionsumfang einer Gehaltsabrechnungssoftware

Gute Personalabrechnungssoftware beinhaltet heutzutage einerseits einen automatischen Datenaustausch mit der Finanzverwaltung und den Sozialversicherungsträgern und ermöglicht andererseits eine Übergabe von Auszahlungsdaten an Finanzprogramme, welche eine schnelle Auszahlung von Löhnen im Betrieb ermöglichen soll. Darüber hinaus werden wichtige Dokumente, wie zum Beispiel ein Arbeitsvertrag, in einer elektronisch geführten Personalakte archiviert und kategorisiert. Die Dokumente werden dazu mithilfe von Scannern digitalisiert und im System abgelegt. Neben diesen technischen Vorteilen überzeugt viele Anwender heute ein ausführlicher Support des Software-Dienstleisters, der nicht als fachlicher, sondern auch als technischer Berater in der Praxis helfen kann.

Eine bekannte Online Lohnbuchhaltung mit hohem Verbreitungsgrad ist edlohn von der eurodata AG. Es wird von Unternehmen und Steuerberatern eingesetzt und aufgrund seiner einfachen Bedienbarkeit geschätzt. Auf diese und auf kostenlose Updates, welche sich aufgrund von Gesetzesänderungen immer wieder ergeben, sollten potenzielle Nutzer vor der Kaufentscheidung unbedingt achten, da ansonsten zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden müssen, um etwaige Probleme zu lösen.

Fazit und Ausblick

Die Gehalts- und Lohnabrechnung mithilfe von moderner Informations- und Kommunikationssoftware im Personalwesen hat mit der ursprünglichen Verfahrensweise, der Nutzung einer Lohntüte, wenig gemeinsam. Die Enzyklopädie Wikipedia umschreibt die Lohntüte daher auch als Metapher, also als einen Ausdruck für die Gehaltszahlung, der nicht wörtlich zu verstehen ist. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung unserer Gesellschaft ist davon auszugehen, dass sich diese Entwicklung auch in Zukunft fortsetzt. Die Automatisierung, die Technisierung und die Individualisierung werden daher in der Personalverwaltung zunehmend an Bedeutung gewinnen.

(Grafik: Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V.)
(Quelle: eurodata AG)