Sicherheit im Unternehmen: Schutzmaßnahmen für Wertgegenstände und Dokumente

Absicherung des Unternehmensgebäudes

Um den schädigenden Zugriff Dritter zu verhindern, sollten Türen und Fenster über einen Einbruchschutz verfügen, der es potentiellen Tätern erschwert, in das Geschäftsgebäude einzudringen. Dauert ein Einbruchsversuch länger als fünf Minuten, geben die Täter in den meisten Fällen auf. Abschreckend kann außerdem eine Alarmanlage, Gebäudebeleuchtung mit Bewegungsmeldern und ein Nachtwächter wirken. Dieser kann insbesondere für Unternehmen sinnvoll sein, die auch über große Lager- und Produktionsstätten verfügen.

Schutz von Gegenständen und Dokumenten

Wichtige Unternehmensunterlagen wie Urkunden, Verträge oder Fahrzeugbriefe sollten vor dem Zugriff Dritter geschützt werden, indem sie sicher eingeschlossen werden. Dies ist zum Beispiel durch die Anschaffung eines eigenen Tresors möglich, der im besten Fall hinter der Tür, unter dem Schreibtisch oder in einem Abstellraum montiert wird. Auf diese Weise ist er für mögliche Täter nicht gleich sichtbar. Empfehlenswert sind spezielle Dokumentensafes, die aufgrund ihrer Größe und Beschaffenheit Platz für DIN A4 Ordner bieten. Darüber hinaus können nicht nur Dokumente darin verwahrt werden, sondern ebenfalls elektronische Speichermedien wie externe Festplatten DVDs und USB-Sticks.

Des Weiteren bieten Dokumententresore, zum Beispiel hier gesehen, einen Feuerschutz zwischen 30 und 120 Minuten. Auf diese Weise sind wichtige Unternehmensunterlagen sowie elektronische Speichermedien durch die Zerstörung durch Feuer und Löschwasser für einen bestimmten Zeitraum geschützt.

Vor allem für kleine Unternehmen und Freiberufler kann das Anmieten eines Bankschließfachs eine Alternative sein. Dies ist entweder in Hochsicherheitstresoranlagen oder bei fast jeder Bank möglich, sodass ein Schließfach in der Nähe ausgewählt werden kann. Dies ist entscheidend, damit der Zugriff auf die wichtigen Unterlagen nicht allzu kompliziert ist. Dass diese nicht sofort griffbereit sind, ist ein entscheidender Nachteil zum eigenen Tresor.

Ein Pluspunkt ist allerdings, dass Banken und Tresoranlagen mit modernen Sicherheitssystemen geschützt sind, sodass ein Diebstahl ziemlich unwahrscheinlich ist. Eine einfache Versicherung, die in der Regel Werte bis maximal 10.000 Euro abdeckt, bietet einen zusätzlichen Schutz beim Verlust von Wertgegenständen und Dokumenten.

Digitale Sicherung

Eine große Rolle spielt neben der Sicherung von Wertgegenständen und wichtigen Geschäftsdokumenten auch die von digitalen Informationen. Ein Verlust ist einerseits durch einen Defekt am Computer oder Server möglich, weshalb Experten zu regelmäßiger Datenarchivierung raten. Wichtige digitale Informationen sollten niemals nur an einem Ort gespeichert sein, sondern im besten Fall auf externen Speichermedien (z.B. externe Festplatten, USB-Sticks, NAS, RAID, Streamer) zusätzlich gesichert sein. Dies ermöglicht einen reibungslosen Geschäftsablauf und eine Datenrettung im Ernstfall.

Darüber hinaus sollte sich jedes Unternehmen mit dem Thema „Cyberkriminalität“ beschäftigen, denn die Bedrohungen aus dem Internet sind vielfältig und sollten nicht unterschätzt werden. Eine der häufigsten Gefahrenquellen sind Spam-Emails mit Malware, Viren und Spyware. Diese können zu Datenverlusten führen, von denen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen stark betroffen sind. Daher sollte jeder Mitarbeiter in Bezug auf Phishing geschult werden, damit die monetären Datenströme des Unternehmens und der Kunden nicht gefährdet sind.

Wichtig sind sichere Passwörter, die möglichst komplex sein sollten. Auch für den Zugang zu wichtigen Programmen sollten nur wenige Mitarbeiter autorisiert sein. Ein professioneller Virenschutz sollte inzwischen für jedes Unternehmen selbstverständlich und durch regelmäßige Updates auf dem neuesten Stand sein. Experten raten außerdem dazu, wichtige Geschäftsemails verschlüsselt zu versenden. Dies ist mit speziellen Verschlüsselungsprogrammen möglich, welche die Übermittlung an den Email-Empfänger sicher macht.

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