Elektronischer Entgeltnachweis ELENA beschäftigt Datenschützer

Seit dem 1. Januar sind alle Arbeitgeber verpflichtet, Daten der Beschäftigten über Einkommen, Bezüge oder Gehälter ausschließlich elektronisch an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu melden. Sie hat ihren Sitz in Würzburg und gehört zur Deutschen Rentenversicherung. Davon betroffen sind rund 40 Millionen sozialversicherungspflichtig oder geringfügig Beschäftigte, Beamte, Richter und Soldaten in Deutschland.

Die an die ZSS zu meldenden Angaben stammen aus bereits vorhandenen Daten und dienen auch heute schon der Prüfung und Berechnung von Sozialleistungen. Die Daten werden nach Angaben der Bundesregierung nur so lange gespeichert, wie sie für eine Antragstellung und -bearbeitung der Sozialleistungen gebraucht werden. Danach, spätestens aber nach fünf Jahren werden sie wieder gelöscht.

Bedenken der Datenschützer
Bedenken von Datenschützer und Gewerkschaften, dass Daten missbräuchlich in falsche Hände geraten könnten oder unzulässige Daten wie beispielsweise Teilnahme an Streikaktionen gespeichert würden, tritt das für das Datensatzerhebungsverfahren zuständige Bundesministerium für Arbeit und Soziales entgegen. Bundesarbeitsministerin Ursula von der Leyen: "Ich bin der Meinung, dass nur das absolute Minimum, nur die wirklich unerlässlichen Daten erhoben werden sollten."

Auch die Bundesagentur für Arbeit (BA) bekräftigt: "Wir erhalten aus ELENA nur die Daten, die wir für die Erfüllung unseres gesetzlichen Auftrages zur Leistungsgewährung brauchen", so Raimund Becker, Mitglied des BA-Vorstands. "Ein Arbeitsvermittler wird auch künftig nicht wissen, ob ein Kunde krank ist oder Mitglied im Betriebsrat war." Die BA erhält aus dem ELENA-Verfahren nur die Daten, die sie auch heute schon in Papierform als Arbeitsbescheinigung des Arbeitgebers erhält. Alle weiteren Angaben, die für andere Stellen (zum Beispiel Rentenversicherung oder Wohngeldstellen) erhoben werden, sind für die BA nicht einsehbar.

Die Bundesarbeitsministerin hat den ELENA-Beirat, dem auch der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und Arbeitnehmervertretungen angehören, gebeten, noch einmal alle vorgesehenen Erhebungsdaten auf ihre zwingende Notwendigkeit hin zu überprüfen. Zudem plant von der Leyen, den Arbeitnehmervertretern ein gesetzlich verbrieftes Anhörungsrecht einzuräumen, wenn über den Inhalt der zu erhebenden Daten entschieden wird. Das schaffe Transparenz und Vertrauen, so von der Leyen.

ELENA Verfahren (Copyright BMWi)

Doppelschlüsselprinzip
Und so erfolgt die technische Datenübermittlung: Die notwendigen Daten werden zweimal verschlüsselt beziehungsweise kryptisiert - bei der Übertragung durch den Arbeitgeber und bei der Speicherung. Der Bundesdatenschutzbeauftragte allein verwaltet den Hauptschlüssel für die Zentrale Speicherstelle. Beim Abruf gilt das sogenannte "Doppelschlüsselprinzip". Dabei müssen sowohl der Antragsteller als auch der Mitarbeiter in der Behörde seine persönliche elektronische Signaturkarte einsetzen.

Fehlt eine dieser Karten, ist ein Abruf nicht möglich. Sogar Behördenmitarbeiter haben ohne Mitwirken des Antragsstellers keinen Zugriff auf die Daten. Das ELENA-Verfahren erfüllt damit höchste Datensicherheitsstandards.

Ab 2012 beginnt das "richtige" ELENA-Verfahren. Dann startet der elektronische Datenabruf für insgesamt fünf Bescheinigungen, die für die Beantragung von Arbeitslosengeld I, Eltern- und Wohngeld erforderlich sind. Diese Nachweise machen momentan rund 80 Prozent aller Bescheinigungen aus. Schrittweise soll das ELENA-Verfahren ab 2015 auch auf weitere Bescheinigungen wie beispielsweise Kranken-, Kurzarbeiter- oder Insolvenzgeld ausgeweitet werden.

Für die Datenabrufe ab 2012 ist für alle Beschäftigten eine sogenannte Signaturkarte erforderlich. Diese Karte im Scheckkartenformat enthält einen Chip, auf dem eine "qualifizierte elektronische Signatur" gespeichert ist. Außer dem Namen des Arbeitnehmers und der Kartennummer zur Identifikation enthält er keine weiteren persönlichen Daten. Der Chip auf der Signaturkarte selbst ist nicht als Speichermedium gedacht. Für die Bundesregierung ist daher wichtig hervorzuheben, dass die Signaturkarte keine Entgeltdaten des Arbeitnehmers enthält. Denn diese Daten werden ausschließlich bei der ZSS gespeichert. Ein Datenmissbrauch zum Beispiel bei Verlust der Karte ist dadurch nicht möglich.

Beispiel: Wer arbeitslos wird, geht mit seiner Signaturkarte zur zuständigen Arbeitsagentur. Die Agentur für Arbeit fordert die für sie nötigen Arbeitnehmerdaten bei der ZSS an. Sowohl Chipkarte des Arbeitslosen als auch Signaturkarte des Sachbearbeiters der Arbeitsagentur dienen hierbei der Legimitation. Sobald die ZSS alle Informationen der anfragenden Stelle überprüft hat, übermittelt sie die angeforderten Arbeitnehmerdaten an die Arbeitsagentur. Die in diesen Daten enthaltene Entgelthöhe ist die Grundlage für die Arbeitsagentur, die Höhe des Arbeitslosengeldes zu berechnen.

Bürokratieabbau?
Das ELENA-Verfahren hat zum Zweck, die heute in Papierform notwendigen Bescheinigungen durch elektronische Meldungen zu ersetzen. Für Arbeitgeber bedeutet dies: Daten werden monatlich nur noch elektronisch an die Zentrale Speicherstelle übermittelt. Hierdurch sparen Arbeitgeber beträchtliche Kosten. Schätzungen zufolge können so jährlich rund 85,6 Millionen Euro eingespart werden. Darüber hinaus entlastet ELENA gleichzeitig die Beschäftigten und die Leistungsbehörden bei der Beantragung, Prüfung, Berechnung und Gewährung von Sozialleistungen. Bürokratische Abläufe und die damit verbundenen Kosten werden so verringert.

Weitere Informationen:

(Quelle/Material: Bundesregierung)