Dr. Bernhard Höveler: Event-Einkauf | Kräftig und dennoch preiswert feiern

Für Veranstaltungen, neudeutsch auch „Events“ genannt, geben Unternehmen beachtliche Summen aus. Häufig „eingekaufte“ Veranstaltungen sind Betriebsfeste wie Weihnachtsfeiern und Neujahrsempfänge sowie Händlertagungen. Entsprechend hoch sind die Kosten.

Deshalb fragt sich laut Dr. Bernhard Höveler, Geschäftsführer der Einkaufsmanagementberatung Höveler Holzmann Consulting, Düsseldorf, manch Unternehmen in wirtschaftlich eher schwierigen Zeiten: Sollen wir auf unser Betriebsfest verzichten? Oder: Sollen wir unsere Neujahrstagung für unsere Händler oder Kunden dieses Jahr mal ausfallen lassen? Ein solcher Verzicht ist laut Höveler meist schwierig. Denn die Veranstaltungen sind in der Regel Firmentradition. Deshalb geht von ihrer Streichung eine negative Signalwirkung aus – nach innen und nach außen.“

Kosten sparen, ohne die Qualität zu senken
Stattdessen sollten sich, so Höveler, Unternehmen lieber fragen: Wie können wir die Veranstaltungen „preiswerter“ einkaufen? Denn hier ruhen in der Regel beachtliche Einsparpotenziale – speziell bei Unternehmen, die mit dem Planen und Organisieren der Events externe Agenturen beauftragen, weil sie selbst keine Veranstaltungsspezialisten beschäftigen.

Möchte ein Unternehmen „Events preiswerter einkaufen“, dann sollten es laut Höveler zunächst die „5 W’s“ des Einkaufs kennen: WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge? Sein Tipp: „Sichten Sie die Rechnungen der bisherigen Veranstaltungen, und ordnen Sie deren Einzelposten den verschiedenen Gewerken wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering zu.“ So gewinnen die Unternehmen einen Überblick über das Einkaufsvolumen und ein Gespür dafür, wo Einsparpotenziale ruhen. Wenn ein Betrieb die fünf W’s kennt, kann er ebenso viele Hebel ansetzen, um ohne Qualitätsverlust die Kosten der „Events“ zu reduzieren.

Hebel 1: Verzicht auf einen „Full-Service-Anbieter“.

Fast alle Eventagenturen arbeiten laut Höveler nach dem „Alles aus einer Hand“-Prinzip. Und diesen „Full-Service“ lassen sie sich bezahlen. Sein Tipp: „Kaufen Sie nicht alle Gewerke bei einem ‚Generalunternehmer’ ein. Das senkt die Kosten.“

Viele Firmen scheuen diesen Schritt. Sie befürchten: Dann verläuft unsere Veranstaltung nicht reibungslos. Mit einer Spezifikationsoptimierung – also einer genauen Definition dessen, was der Betrieb braucht – lassen sich Probleme vermeiden.

Hebel 2: Bedarfsorientiert „Experten“ hinzuziehen.

Bei erfolgskritischen Gewerken wie der Veranstaltungs-technik können Betriebe zum Spezifizieren ihres Bedarfs unabhängige Experten hinzuziehen. Der Vorteil für das Unternehmen: Es ist nicht mehr auf eine Full-Service-Agentur angewiesen. Und: Es kann die Gewerkelieferanten selbst beauftragen, so dass das „Handling Fee“ der Agentur entfällt.

Hebel 3: Mit wenigen guten Lieferanten kooperieren.

Viele Unternehmen kaufen Veranstaltungsleistungen mal bei diesem, mal bei jenem Lieferanten ein. Hövelers Tipp: „Bündeln Sie das Einkaufsvolumen und bauen Sie einen Lieferantenpool auf. Denn je größer das Einkaufsvolumen ist, umso leichter können Sie Rabatte vereinbaren.“

Hebel 4: Auch intern die Preise vergleichen.

Oft kaufen in größeren Unternehmen mehrere Abteilungen ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein – zu verschiedenen Preisen. Hövelers Tipp: „Führen Sie auch interne Preisvergleiche durch. Mit ihnen lassen sich oft ‚Quick Wins’ erzielen.“

Hebel 5: „Koordinationsagentur“ beauftragen.

Angenommen Ihrem Betrieb fehlt das nötige Personal, um den Einkauf der Leistungen zu koordinieren. Dann können Sie diese Aufgabe auch einer externen „Koordinations-Agentur“ übertragen. Diese betreut dann als „Treuhänder“ das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und das Ausschreiben der Gewerke. Wichtig: Die „Koordinations-Agentur“ darf nicht zugleich Gewerke-Lieferant sein. Sonst sind Interessenkonflikte vorprogrammiert.

(gez. Andreas Lutz/Die PRofilBerater GmbH)