Mittelstand Personalplanung | Manuelle Arbeitszeiterfassung war gestern

Abgelöst werden diese Utensilien von webbasierten Zeiterfassungssystemen, die über neue Möglichkeiten verfügen. Während die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit früher nur dazu diente, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu dokumentieren, liefert heute eine innovative Software wichtige Daten, die zur Effizienz des Unternehmens beitragen.

Die Personalplanung

Die innovative Zeiterfassung Software gibt Auskunft über wichtige Informationen. Die können sofort abgerufen und ausgewertet werden. Datum, Ort, Arbeitszeit, Pausen, Fehlzeiten und Abwesenheit - die erhobenen Daten gestatten Klarheit über die professionelle Optimierung des Personaleinsatzes im jeweiligen Unternehmen. Notwendig wird das beispielsweise, um auf hohe bzw. niedrige Auftragslagen sofort angemessen reagieren zu können. So arbeiten verschiedene Betriebsangehörige nur dann, wenn aktueller Bedarf herrscht. Die sonst üblichen Leerlaufzeiten und Überstunden fallen erst gar nicht an. Darüber hinaus lassen sich aber auch technologische Produktionsabläufe effizienter gestalten - für die Mitarbeiter bedeutet das oftmals sogar eine enorme Arbeitserleichterung.

Studie Zeiterfassung by Reiner SCT

Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es?

Auf dem Markt der Online-Arbeitszeiterfassung sind effiziente Systeme verfügbar. Alle Arbeitszeiten lassen sich generell webbasiert auf einem Browser erfassen. Sie unterscheiden sich lediglich in ihrem Funktionsumfang, in ihrer Bedienbarkeit und in den anfallenden Kosten.

• Einfach und problemlos ist die Erfassung der Arbeitszeit mittels einer App auf dem Smartphone. Das Kontrollsystem eignet sich für mobile Arbeitnehmer, die viel unterwegs sind oder für diejenigen, die von zu Hause arbeiten. Die Zeiten für die Stundenabrechnung werden direkt vom Webbrowser erfasst und an autorisierte Personen, wie das zuständige Steuerbüro oder an die Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung, weitergeleitet. Der Mitarbeiter selbst kann natürlich seine Stunden jederzeit überprüfen. Zudem sind die Daten passwortgeschützt und nicht für andere zugänglich.
• Eine andere Form der Arbeitszeitdokumentation sind Terminals, die über einen Internetanschluss verfügen. Mittels Chip oder Fingerabdruck werden die Arbeitnehmer identifiziert.

Die Vorteile der Online-Zeiterfassung
Zum einem sind Unternehmen laut Mindestlohngesetz (MiLoG) seit 2014 zu einer Dokumentation der Arbeitszeit gesetzlich verpflichtet. Die digitale Zeiterfassung bringt aber auch zahlreiche Vorteile, denn schneller, aktueller, effektiver und sicherer geht es nicht. In Echtzeit lassen sich die Arbeitszeiten sowie die individuelle Urlaubsplanung einsehen; Gehaltsabrechnungen sind rundum logisch und nachvollziehbar. Außerdem lassen sich Leerlaufzeiten, Überstunden und Kosten deutlich reduzieren - für die Unternehmen bedeutet dies Planungssicherheit und Umsatzsteigerung.

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(Quellen: Bundesministerium für Arbeit und Soziales / Reiner SCT)